Har du fått ansvar för företagets bildbank? Och nu undrar du hur du kan gå segrande ur implementeringen? Oroa dig inte – här är några av våra bästa tips om hur du lyckas med ditt företags bildbank!
1. Involvera kollegor och medarbetare
Exakt. Användarna måste delta i arbetet. Undersök hur dina kollegor arbetar med bilder och video idag och vilka deras utmaningar är. Genom att diskutera detta med dem får du också veta vad som är viktigt för dem. Sedan kan du ta hänsyn till det och ta fram det i den nya (eller gamla) lösningen. Det är ofta lättare att få någon att acceptera något som löser ett problem än att be dem sluta göra saker som fungerar.
Genom att fråga medarbetarna om deras processer kan du också få dem mer delaktiga i bildbanken, etablera ägande av den och skapa ett engagemang för att använda den. Då är det lättare att lyckas med det. Så fort bildbanken är klar för lansering kan dessa bidragsgivare gå med som testare och superanvändare. Det kommer att hjälpa till att identifiera och korrigera fel, samt motivera dessa kollegor att ge sin feedback.
2. Sätt upp mål och följ upp bildbanken
används
Implementering av bildbanken ska följas upp över tid för att säkerställa att den ger optimal användning i organisationen. Till en början kan det vara inspirerande att mäta användningen i form av användarinloggningar, hur många upp- och nedladdningar som har skett, hur många användare som varit inloggade och vad de typiskt söker efter i bildbanken.
Kombinera hårda siffror med kvalitativ feedback från superanvändare för att ta reda på vad som fungerar och inte. Med den kunskapen kan du lösa upplevda problem med utbildning och e-postuppdateringar till användare och förhindra att de blir frustrerade och slutar använda bildbanken.
åtminstone för att kunna mäta framgången efter att man lagt ner tid och kraft på bildbanksprojektet.
3. Gör en plan för hur du bäst kan
använda bildbanken
Så fort du vet vad du vill uppnå kan du arbeta målmedvetet med de uppgifter som ska lösas och få dina filer organiserade på ett sätt som passar din verksamhet bäst. Lägg uppgifterna i en handlingsplan med tidsinställda milstolpar. Involvera superanvändare och andra kollegor i arbetet.
För att på bästa sätt utnyttja möjligheterna i bildbanken måste du upprätta kategorier och metadata som du behöver för att snabbt hitta rätt innehåll. Kom ihåg att bildbanken inte kan hitta bilder med dina definierade sökord och kategorier om de inte faktiskt har använts i bilderna.
I början av bildbanksprojektet måste du därför göra en grundläggande taggning av filer som matchar den plan du har skapat. Fundera igenom hur bilderna används och vilken metadata som är central för att beskriva och hitta rätt bilder. För bästa möjliga resultat måste du välja en lämplig detaljnivå, som är möjlig att följa upp över tid.
Med rätt procedur kan du ofta spara mycket tid på operationen av att flytta filer till den nya bildbanken.
4. Gör jobbet steg för steg
Ta gärna implementeringen av bildbanken steg för steg, så att du inte gör mer än du orkar. Fokusera på de viktigaste filerna först och lär dig att använda systemet, så att du kan optimera så bra som möjligt och utnyttja funktionerna fullt ut.
I takt med att du lär dig hur du bäst anpassar verktyget efter dina affärsbehov kan du göra justeringar och förbättra, så att bildbanken hamnar som den enda sanningen för ditt företags digitala filer.
Fokusera på de viktigaste filerna först och lär dig att använda systemet, så att du kan optimera så bra som möjligt och utnyttja funktionerna fullt ut.
TORBJØRN hansen
CEO screentek Imageshop as
5. Informera om den nya bildbanken och ge utbildning
Utbildning och försäljning inom organisationen är avgörande för att säkerställa acceptans och användning. Sälj lösningen till anställda och förklara hur de ska använda bildbanken så att den kan ge dem en lättare vardag. Att skapa riktlinjer för hur man taggar och uppdaterar filer är viktigt för att den delen ska vara enkel, och för att bildbanken ska fyllas med bra innehåll. Med bra taggning blir det enkelt för användarna att söka efter filer. Motsatsen kan kväva projektet.
6. Marknadsför bildbanken och påminn användare
om varför det är super
Vissa medarbetare kommer snabbt att börja använda bildbanken regelbundet, så länge den har bra och relevant innehåll. De behöver innehållet, vet var de kan hitta det och nu är det lättare än någonsin att få tag i det.
Andra kollegor kommer bara att använda bildbanken då och då, bland annat för att behovet av bilder och video är mindre. För dessa personer är det särskilt viktigt att påminna dem om bildbankens existens. Då ser du till att de håller sig uppdaterade och inte glömmer hur de enkelt kan få tag i de filer de behöver. Genom periodiska uppdateringar säkerställer du högt värdeskapande från bildbanken och att lösningen hela tiden stärker sin förankring i verksamheten.
Men även vanliga användare behöver uppdateringar och tips, så att de kan fortsätta som bra användare och ambassadörer för företagets bildbank.
Till exempel för marknadsföring på Facebook.
7. Externa användare av bildbanken
Ska bildbanken endast användas internt eller ska den även tjäna externa användare? Den sista gruppen ska också vara delaktig i projektet och informeras. Med en överskådlig bildbank kommer den att användas av fler, oftare och gärna i linje med ditt företags mål. Ta en chatt med de externa användarna, till exempel journalister eller reklambyråer. Informera dem om erbjudandet och vägled dem i att använda bildbanken. Du kan ge information genom till exempel:
- Nyhetsbrev
- Länk och information på företagets hemsida
- Länk och information i mejlsignatur
Kom ihåg att nyheter glöms bort, så därför kan de också återanvändas regelbundet.
företagets hemsida. För en PR-byrå kan bildbanken till och med placeras i huvudmenyn.
Du måste komma ihåg detta!
- Gör det enkelt att logga in, gärna genom att använda Google login, AD eller andra metoder.
- Ge bildbanken en enkel och intuitiv URL, så att den kommer ihåg, och lägg länkar till bildbanken lättillgänglig, så att kollegor kan hitta den.
- Ta med bildbanken i e-postsignaturen, om det är relevant för externa användare.
- Integrera bildbanken med viktiga verktyg som används i företaget (t.ex. publiceringslösning, Microsoft Office, Google Suite etc.), så att fördelarna blir tydliga och bildbanken blir en del av människors vardag.
- Visa kollegor hur man använder bildbanken effektivt och ge dem påminnelser om den.
- Involvera intressenter i företaget och låt dem bli ambassadörer för lösningen.
- Involvera företagets anställda och informera dem om bildbanken.
- Låt bildbanken effektivisera kollegorna!
- Samla alla företagets bilder i bildbanken. Alla bilder på ett ställe.
- Involvera företagets anställda och informera dem om bildbanken.
- Låt bildbanken effektivisera kollegorna!
Skörda frukterna av din framgång
När jobbet är gjort ordentligt kommer du att märka hur kraftfull bildbanken kan vara och hur viktigt det är att spara tid, ansträngning och pengar. Bildbanken hjälper företagets interna informations- och marknadsteam och alla andra intressenter inom och utanför verksamheten.
Genom att göra bilder och video tillgängliga snabbare och enklare än tidigare kan du skriva under på att värdeskapandet ökar och att innehållet är kung även i din verksamhet.
Är du redo att testa?
Beställ en gratis demo av den norska Imageshop bildbanken här!
