Många tänker på att städa förråd, lådor och skåp när vi nämner vårstädning. Men du bör också göra en digital vårstädning i bildbanken. Bli av med dubbletter, inaktiva användare och få ordning på all information. Du kommer garanterat inte att ångra dig när arbetet är klart.
Det finns många goda skäl till varför det är viktigt att rensa digitala filer regelbundet. Värdet för slutanvändarna ökar med en uppdaterad bildbank. Du tar också steg för att skydda integriteten när du undviker att lagra persondata för användare som inte längre behöver tillgång.
En annan tydlig fördel är att du kan frigöra lagringsutrymme och uppdatera de filer du vill behålla med relevant information. Då blir det enkelt för användarna att hitta det innehåll de behöver. Tycker du det låter omfattande? Oroa dig inte.
Här får du våra bästa tips för att få ordning i Imageshop bildbank – så att du enkelt kan ta dig an en digital storstädning!
1. Radera inaktiva användare
Har du många användare i bildbanken som inte varit aktiva på flera år? Eller kanske tidigare kollegor som fortfarande är registrerade? Då är det dags att radera dem. Du gör detta genom att kontrollera översikten över användare i bildbanken. Filtrera på ”Senast inloggad” och ta bort de som inte längre använder Imageshop.
2. Radera gamla filer
Du bidrar till hållbar dataanvändning genom att radera filer du inte längre behöver. Enligt en artikel på NRK.no kräver serverhallar med e-post, bilder och andra filer enorma mängder energi. Om alla norrmän raderade fem e-postmeddelanden varje dag, skulle vi kunna täcka elförbrukningen för 1000 hushåll per år.
Tänk bara på hur mycket energi du kan frigöra genom att radera gamla filer i bildbanken! Även om det kanske låter tidskrävande kan du förenkla arbetet genom att gå igenom filerna systematiskt. Du kan till exempel hitta bilder från flera år tillbaka med hjälp av filter för årtal. Arbeta dig bakåt och radera filer som är ”utgångna”.
Välj de bilder du vill radera och lägg dem i papperskorgen. De ligger där i 30 dagar innan de tas bort permanent. Du kan också gå in i papperskorgen och ta bort allt permanent när du är klar med städningen.
Läs mer om hur du raderar bilder här!
3. Bli av med dubbletter
Har samma bild eller fil laddats upp flera gånger? Dubbletter tar upp onödigt lagringsutrymme och skapar kaos. Du behöver lyckligtvis inte gå igenom alla filer manuellt för att hitta dubbletter i Imageshop. Använd dubblettsökningen i administrationen för att gå igenom och radera dubbletter.
4. Kontrollera samtycke
Publicerar ni bilder på personer? Då rekommenderar vi att du regelbundet går igenom samtycken. Det är viktigt att kontrollera att alla bilder som används externt har samtycke. Det gäller både bilder på egna anställda och på personer utanför företaget. Du måste också kunna dokumentera att samtycke finns.
Du kan söka fram vilka bilder som saknar samtycke i administrationen. Därefter väljer du om du vill radera bilderna eller dölja dem för andra. Du kan också använda Imageshop för att samla in och dokumentera samtycke direkt i bildbanken.
Proceduren är enkel. Användaren laddar upp en selfie. Systemet använder därefter AI och ansiktsigenkänning för att hitta alla bilder på personen. Personen kan nu godkänna vilka bilder som får användas och hur.
Läs mer om hur du hanterar samtycke här!
5. Har du filer som inte laddats upp ännu?
Har du filer liggande lokalt som du inte hunnit ladda upp till bildbanken? Det är lätt att glömma uppladdning i en hektisk vardag. Genom att ladda upp dem nu medan du ändå håller på, ser du till att kollegorna har tillgång till de senaste bilderna. Kom ihåg att lägga till relevant information så att slutanvändarna enkelt kan söka fram dem senare.
Få en påminnelse om hur du laddar upp bilder här!
6. Saknar filerna viktig information?
En av fördelarna med Imageshops bildbank är att du enkelt kan söka efter filer och bilder. Du slipper bläddra bland mängder av bilder och leta i gamla mappar. Men det är viktigt att filerna sparas med exakt och fullständig information. Annars blir det svårt att hitta rätt fil senare.
Just därför bör du kontrollera om det finns filer med saknad information när du ändå städar. Du behöver inte granska varje fil för sig. Använd filter i administrationen för att hitta filer som saknar namn, beskrivning, fotograf eller kategorier.
Få en mer detaljerad genomgång av hur du hittar filer med saknad information här!
Goda rutiner gör det lättare på sikt
Du slipper stora städuppdrag genom att göra en årlig vårstädning av digitala filer och bilder. En organiserad bildbank sparar tid, ger bättre kontroll och gör det lättare för användarna att hitta det de behöver. Bättre anledning att kavla upp ärmarna och börja den digitala storstädningen får du knappast!
Kontakta oss gärna om du har några frågor eller vill ha vägledning i vårstädningen. Lycka till!
