Med över 1000 unika användare och 17 500 bilder i Imageshops bildbank ställdes Avinor inför en utmaning att hinna med att hämta ut alla bilder och videor från sociala medier. Roboten Roy har löst ett stort kapacitetsproblem för dem.
Vi har pratat med Linda från dokumenthanteringen på Avinor och konsulten Marius från Sopra Steria för att ta en närmare titt på den fiffiga lösningen för datainsamling.
Roy sätter bildlagringen på autopilot
Roy Autopilot är en virtuell robot. Den har Marius utvecklat för att automatisera flera olika typer av tjänster hos Avinor, däribland insamling av bilder samt uppladdning i bildbanken hos Imageshop.
Roboten öppnar webbläsaren, går in på sociala medier för att se om det kommit nya bilder, laddar ner dem lokalt tillsammans med viktig information och lägger till medierna för publicering i arkivet.
Till sist raderar den alla bilder som lagrats lokalt – precis som om det vore en människa.
Roboten gör det du själv skulle ha gjort
Roy Autopilot använder det grafiska gränssnittet på en dator, vilket inte är möjligt med traditionell programmering. Det innebär att roboten styr mus och tangentbord för att hitta fält på skärmen. Den hämtar alltså information precis som du själv skulle ha gjort på datorn.
På detta sätt automatiseras processen att ladda upp bilder i bildbanken, samtidigt som du kan använda Imageshop för att ha full kontroll över tillgängliga bilder och medier, GDPR-samtycken och integritet.
RPA kan frigöra värdefull tid
Det är viktigt att understryka att Roy inte är en fysisk robot som sitter där, utan att den är en RPA – det vill säga Robotic Process Automation. Konceptet bakom RPA är att utveckla affärsprocesser som inte kräver bedömningsförmåga. Dessa kan automatiseras med en virtuell robot.
Detta frigör anställda från manuellt arbete och tidspress. Att använda RPA för att automatisera processer är nästan som att få en ny kollega.
RPA har tidigare använts mycket till fakturahantering och bokföring. Avinor fick då idén att testa funktionen inom dokumenthantering.
Hjälper med mer än uppladdning
Och Roy gör mer än bara att hitta relevanta bilder och ladda upp dem i bildbanken.
Roy kan även hämta ut hashtags och annan relevant information, exempelvis flygplats och ortsnamn från själva texten. Då blir det enkelt att söka efter aktuella medier när de väl är lagrade i Imageshop.
Bilderna läggs till för godkännande av Roy, men publiceras inte förrän en människa har granskat dem och lagt till eventuell saknad metadata.
Ansvarig för dokumentation från sociala medier
RPA är en utmärkt lösning för dig som har mycket att göra och inte kan få nya kollegor. Den kan ta över uppgifter som inte kräver bedömningar så att du kan frigöra värdefull arbetstid. En RPA genomför nämligen på mycket kort tid det en anställd skulle behöva ett helt arbetsår för att göra.
Hos Avinor har Roy fått ansvaret för att ta hand om all dokumentation från sociala medier genom att gå igenom Instagram, Facebook, YouTube och Vimeo. Därefter hämtar den ut alla bilder och videor en gång i veckan och laddar upp dem i bildarkivet – mycket enklare kan det inte bli!
Vilka rutiner har du för att ladda upp bilder i bildbanken?
